Optimiser son organisation administrative et mise en place de tableaux de bord
Nos collaborateurs comptables, dans un premier temps, vous aident dans votre organisation administrative :
- Classer vos factures, relevés de banques, pièces comptables
- Adapter votre mode de classement avec les obligations comptables (revue des procédures)
- Vous organiser efficacement pour optimiser votre classement avec notre mission d’accompagnement et d’établissement de vos comptes annuels
- Choisir le logiciel adapté à votre activité
- Recruter une personne compétente qui aura les connaissances suffisantes pour vous aider à organiser la gestion administrative de votre entreprise
- Mettre en place des outils de pilotage adaptés afin de vous concentrer sur votre cœur de métier
Tableau de bord
Afin de piloter votre entreprise avec des indicateurs simples et pertinents, nos équipes d’experts en gestion d’entreprise vous accompagnent dans la mise en place d’une solution pragmatique à l’aide d’un tableau de bord de gestion.
Vous dirigez une petite ou moyenne entreprise de production, de services ou professions libérales de toute taille quel que soit votre secteur d’activité. Vous avez besoin de prévoir, d’anticiper et d’évaluer votre niveau d’activité et de rendement. Vous souhaitez évaluer vos bénéfices en cours d’exercice pour mieux piloter votre entreprise et anticiper les prises de décisions. Nous vous accompagnons avec une démarche structurée et active via la mise en place d’un tableau de bord.
OBJECTIFS
Cet outil se veut synthétique et parlant tout prenant en compte les paramètres importants de l’entreprise via des indicateurs :
- Commerciaux : CA, nombre de commandes, panier moyen, etc…
- Production et qualité
- Financiers : Marge, charges fixes, trésorerie,
- RH, RSE…
Ce tableau de bord vous permettra en temps réel :
- D’appréhender votre niveau d’activité,
- De suivre le niveau de vos frais de fonctionnement,
- D’évaluer votre rentabilité,
- D’anticiper les fluctuations de votre activité,
- Fixer des objectifs périodiques à atteindre. Les comparer avec le réalisé : en comprendre les raisons si objectifs non atteints et mettre en place des leviers d’amélioration,
- Motiver les équipes
Le tableau de bord peut également faciliter la communication interne et externe de l’entreprise : indicateurs nécessaires pour dialoguer avec les partenaires de l’entreprise (banques, clients, fournisseurs notamment)
Découvrez le témoignage de l’un nos clients ayant optimisé sa gestion avec FIMECO Walter France :
Pourquoi choisir FIMECOR Walter France ?
Nous travaillons de manière méthodologique et éclairée en spécialiste de votre activité, en tenant compte de la connaissance spécifique de votre entreprise. Cela nous permet d’établir un diagnostic de vos besoins de gestion actuels et futurs sur la base d’échanges.
Pour éviter de vous noyer dans des ratios complexes et des termes techniques, nous vous accompagnons dans la sélection et l’élaboration d’indicateurs de gestion répondant à vos attentes en matière d’information et conseil
Ainsi nous construirons ensemble un véritable outil personnalisé de pilotage de votre entreprise.
Cet outil d’accompagnement vous permettra de gagner en sérénité, en efficacité et sera générateur d’optimisation de votre rentabilité.
Focus conservation des documents :
La mise en lumière de votre organisation administrative est également l’occasion de faire un focus sur les délais de conservation de vos documents.
Une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l’exercice de son activité pendant une durée minimale. Ce délai varie selon la nature des papiers et les obligations légales. L’entreprise peut aussi archiver les documents plus longtemps, sauf s’ils contiennent des données personnelles. Ci-après figure une liste des obligations de conservation fonction d type de document.
| Type de document
|
Durée de conservation
|
| Document civil et commercial | |
| Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale | 5 ans |
| Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans |
| Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation |
| Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans |
| Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) | 5 ans |
| Document de transport de marchandises | 5 ans |
| Déclaration en douane | 3 ans |
| Police d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat |
| Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection |
| Dossier d’un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat |
| Pièce comptable | |
| Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
| Document fiscal | |
| Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans |
| Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel | 6 ans |
| Impôts directs locaux (taxes foncières …) | 6 ans |
| Cotisation foncière des entreprises et Cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises | 6 ans |
| Taxes sur le chiffre d’affaires | 6 ans |
| Document social (société commerciale) | |
| Statuts d’une société | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) |
| Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) | 5 ans |
| – Registre de titres nominatifs | 5 ans à partir de la fin de leur utilisation |
| – Registre des mouvements de titres | |
| – Ordre de mouvement | |
| – Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration | |
| Feuille de présence et pouvoirs | 3 derniers exercices |
| Rapport du gérant ou du conseil d’administration | 3 derniers exercices |
| Rapport des commissaires aux comptes | 3 derniers exercices |
| Gestion du personnel | |
| Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
| Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite. | 5 ans |
| Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an |
| – Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail | 5 ans |
| – Vérification et contrôle du comité social et économique – CSE (ex-CHSCT) | |
| Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans |
